Πόσο σημαντική μπορεί να είναι η διαχείριση χρόνου, τόσο στο εργασιακό περιβάλλον, όσο και στην καθημερινότητα; Όσο κι αν δουλεύετε και να προσπαθείτε να είστε παραγωγικοί, πάντα θα νιώθετε ότι έχετε αρκετά να κάνετε και ότι δεν έχετε αρκετό χρόνο μέσα στη μέρα για να ολοκληρώσετε τις υποχρεώσεις σας. Γιατί; Έχετε όντως τόσα πολλά να κάνετε; Ή μήπως πρέπει να βρείτε διαφορετικό τρόπο να οργανώσετε τη μέρα σας;
Διαχείριση χρόνου και άγχος
Όταν καταφέρνετε να ελέγξετε τον χρόνο σας, στέλνετε ένα σημάδι στον εαυτό σας και τους γύρω σας ότι σέβεστε τον εαυτό σας. Με αυτό τον τρόπο μειώνετε το άγχος. Νιώθετε ότι έχετε τον έλεγχο και μπορείτε να ανταπεξέλθετε σε ό,τι σας τύχει. Όσο πιο πολύ μπορείτε να ελέγξετε την καθημερινότητα σας, τόσο πιο λίγο χαοτική σας φαίνεται. Μπορείτε έτσι να αναλάβετε δράση αμέσως, παρά να νιώθετε αβοήθητοι. Με αυτό τον τρόπο θα νιώθετε και πιο παραγωγικοί. Ποια είναι όμως τα tips για καλύτερη διαχείριση χρόνου;
-
Δημιουργήστε ένα calendar που θα σας αρέσει να το παρατηρείτε
Ο καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε τον χρόνο σας αποτελεσματικά είναι να δημιουργήσετε συστήματα που είναι αποτελεσματικά για εσάς και που σας κάνουν να νιώθετε ωραία κάθε φορά που τα κοιτάτε. Αν σας αρέσει ο κλασσικός τρόπος με το χαρτί και το στυλό, δημιουργήστε μια όμορφη to-do list. Αν πάλι προτιμάτε τις εφαρμογές ή θέλετε να βρίσκονται όλα στο calendar σας, είναι εντάξει. Το σημαντικό είναι να έχετε ένα σύστημα το οποίο σας βολεύει και που μπορείτε να λειτουργήσετε με αυτό. Αν δεν σας αρέσει αυτό που χρησιμοποιείτε ή διστάζετε να το ανοίξετε και να το χρησιμοποιείτε, δοκιμάστε μια άλλη μέθοδο οργάνωσης, μέχρι να βρείτε αυτή που σας ταιριάζει.
-
Να είστε ρεαλιστές
Είναι διαφορετικό το να θέλετε να γίνουν τα πάντα σε σύντομο χρονικό διάστημα και άλλο να είστε ρεαλιστές σχετικά με το τι μπορείτε να κάνετε σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου σημαίνει να έχετε και ρεαλιστικές προσδοκίες. Ένας τρόπος είναι, να βρείτε πόση ώρα θα χρειαστείτε για να ολοκληρώσετε ένα task. Σπάστε τις ώρες ανά μέρα, κάνοντας λίγη δουλειά μέχρι να ολοκληρωθεί.
Για παράδειγμα, αν έχετε ένα project που θα σας πάρει περίπου 10 ώρες να το ολοκληρώσετε, κοιτάξτε το calendar σας και δείτε πότε μπορείτε να αφιερώσετε αποτελεσματικά αυτές τις ώρες. Μπορείτε να αφιερώνετε 2 ώρες κάθε πρωί για τις επόμενες 5 μέρες; Μπορείτε 1 ώρα για τις επόμενες 10 μέρες ή 3 ώρες; Πόση προθεσμία έχετε; Να είτε ρεαλιστές. Έπειτα, αφοσιωθείτε σε αυτό που αποφασίσατε να κάνετε.
-
Δουλέψτε όταν είστε περισσότερο αποδοτικοί
Δεν είναι αρκετό να έχετε μια to do list και να αφιερώνεστε σε αυτήν κάθε μέρα. Πρέπει να βρίσκετε τον χρόνο και τον τρόπο που θα διεκπεραιώσετε αυτή τη λίστα πιο αποδοτικά.
Για παράδειγμα, αν έχετε αναλάβει ένα project που χρειάζεται αρκετή συγκέντρωση κι εσείς είστε περισσότερο αποδοτικοί τις πρωινές ώρες, αφιερώστε χρόνο το πρωί για αυτό το project. Ακόμη κι αν αυτές είναι μόνο 3 ώρες καλύτερης απόδοσης, προσπαθήστε να κάνετε τα πιο δύσκολα tasks εκείνες τις ώρες. Μην υποθέτετε ότι επειδή έχετε τη λίστα σας θα καταφέρετε μέσα στη μέρα να κάνετε τα tasks.
-
Να έχετε μια «filler list»
Υπάρχουν πάντα διαλείμματα μέσα στη μέρα ανάμεσα στα δύσκολα tasks. Όταν γίνονται αυτά τα διαλείμματα, ο καλύτερος τρόπος να αυξήσετε την παραγωγικότητα σας είναι να γεμίζετε αυτό το κενό με τα πιο εύκολα tasks. Ορισμένοι, ονομάζουν αυτό το διάστημα ως «filler list». Είναι όσα πρέπει να γίνουν, αλλά δεν χρειάζονται ιδιαίτερο χρόνο και συγκέντρωση. Ίσως είναι να στείλετε κάποια mail ή να κάνετε τα τηλεφωνήματα που αναβάλατε.
Σκεφτείτε το σαν τα 15-20 κενά που μπορεί να έχετε μέσα στη μέρα, ανάμεσα στα tasks. Αν τα προσθέσετε, μπορούν να βγάλουν 1-2 ώρες. Γιατί να μην τα αξιοποιήσετε με τις αγγαρείες που αναβάλατε;
-
Μην αναβάλετε tasks
Ένας από τους λόγους που μπορεί αν μην έχετε μια αποτελεσματική διαχείριση χρόνου, είναι επειδή συνήθως δε θέλετε να κάνετε ένα task που μπορεί να φαίνεται εξαντλητικό, και γι’αυτό το αναβάλετε με την μικρή ελπίδα ότι θα εξαφανιστεί. Ωστόσο, μένει εκεί. Έτσι, αρχίζετε να το αναβάλετε. Αυτή η καθυστέρηση έχει περισσότερο συναισθηματικό αντίκτυπο, παρά λογιστικό, σύμφωνα με τους ειδικούς. Αντί να το αναβάλετε, χωρίστε το σε μικρά βήματα. Μέχρι να ολοκληρώσετε τα βήματα, θα έχετε ολοκληρώσει και το task χωρίς να το καταλάβετε.
-
Επικεντρωθείτε στο task και όχι στο αρνητικό συναίσθημα
Πολλές φορές η κακή διαχείριση χρόνου οφείλεται στο γεγονός ότι αναλώνεστε πολύ συναισθηματικά σε ένα task που δε θέλετε να αναλάβετε. Μέχρι να έρθει η ώρα να το ολοκληρώσετε, αντιλαμβάνεστε ότι δεν ήταν τόσο άσχημο όσο φαινόταν. Μην ανησυχείτε για την ενέργεια που θα σας πάρει, αντίθετα επικεντρωθείτε στο να το ολοκληρώσετε.
-
Καθιερώστε μια ρουτίνα
Καθιερώστε μια ρουτίνα προκειμένου να μην έχετε να υπενθυμίζετε στον εαυτό σας τις υποχρεώσεις του και τις αρμοδιότητες που έχει αναλάβει, προκειμένου να μην τις ξεχνάει. Αν γνωρίζετε κάθε φορά τι έχετε να κάνετε και το καταγράφετε, θα έχετε λιγότερα να θυμάστε. Φροντίστε το σύστημα σας να γίνει η ρουτίνα σας.
Μην ξεχνάτε
Η διαχείριση χρόνου είναι και πρακτικός και συναισθηματικός παράγοντας. Όσο καλύτερη επίγνωση έχετε για το τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς και σας κρατά συναισθηματικά υγιείς και αποδοτικούς στη δουλειά σας, θα σας βοηθήσει να ελέγχετε καλύτερα τον χρόνο σας.
Διαβάστε ακόμη:
Συνέντευξη για δουλειά: 4+1 tips για να προετοιμαστείτε ψυχολογικά
6+1 tips για αποτελεσματική διαχείριση του θυμού
